Interim Manager hilft Zentralisierungsprojekt auf Kurs zu halten (Projektmanagement, Motivation & Ersatz von fehlender Fachexpertise)

20. Dezember 2016

Kommunaler IT-Dienstleister mit 20 Kunden und ca. 12000 Endbenutzern engagiert Interim Projekt Manager um ein Zentralisierungsprojekt auf Kurs zu halten nachdem personale Engpässe aufgetreten sind.

Ein kommunaler IT-Dienstleister im süden Deutschlands stand vor der Migration von Windows XP auf Windows 7. Dieses Vorhaben wurde zum Anlaß genommen die IT-Infrastruktur zu zentralisieren und VDI einzuführen.

Das Projekt-Team startete im Mai 2013 voller Elan. Das Vorhaben sollte einen effizienteren IT Betrieb gewährleisten und die IT-Mitarbeiter sollten von lästigen Aufgaben im tagesgeschäft befreit werden. Die kalkulierten Einsaprungen wurden mit 7% an den gesamten IT-Betriebskosten kalkuliert. Kurz nach Projektstart haben zwei Personen das Unternehmen verlassen. Plötzlich fehlte dringend benötigte Fach-Expertise. Ebenfalls mussten die Aufgaben im Tagesgeschäft durch die anderen Kollegen aufgefangen werden. Die Projektleitung war damit konfrontiert das Projekt nicht in der kalkulierten Zeit abgeschließen zu können. Geplante Updates der Kundenumgebungen drohten zu scheitern was vertragliche Konsequenzen mit sich geführt hätte.

Die Geschäftsleitung hatte sich dazu entschlossen eine externe Person mit dem Projektmanagement zu beauftragen, damit man die verlorene Zeit wieder aufholen konnte.

Es musste eine Person gefunden werden, die Erfahrung mit Migrations- und Zentralisierungprojekten hatte. Neben den fachlichen Kenntnissen war entscheidend, dass die Person abteilungsübergreifend kommunizieren und motivieren konnte. Es gab viele neue Routinen in der täglichen Arbeit die sich für die Mitarbeiter verändern würden.

Durch ein breites Netzwerk von Spezialisten und dem guten Gespür für den richtigen Charakter waren wir in den Lage binnen einer Woche zwei passende Kandidaten zu präsentieren.

Die Analyse des Interim Managers ergab, dass man den Kreis der als zu groß befundenen Aufgabe durch gezieltes erstellen von Einzelaufgaben und abhakbaren Kleinsterfolgen durchbrechen konnte. Durch die Einführung dieser Strategie war der Projektmanager in der Lage die Motivation auf allen Ebenen zurück zu gewinnen und das Projekt zu beschelunigen. In diesem speziellen Fall konnte der Manadant durch hinzunahme eines einzigen externen Experten das Projekt zurück auf die Erfolgsspur bringen.

Das Vorhaben wurde erfolgreich zum Juni 2015 abgeschlossen. Durch die Zentralisierung konnte das Unternehmen Einsparungen im IT-Betrieb von 7% erzielen. Alle Kunden wurden fristgerecht auf die neue Plattform umgestellt.