Interim-Projektmanager hilft Zentralisierungsprojekt auf Kurs zu halten bei personellem Engpass

Kommunaler IT-Dienstleister mit 20 Kunden und ca. 12.000 Endbenutzern engagiert Interim-Projektmanager, um ein Zentralisierungsprojekt auf Kurs zu halten, nachdem personale Engpässe aufgetreten sind.

Ein kommunaler IT-Dienstleister im Süden Deutschlands stand vor der Migration von Windows XP auf Windows 7. Dieses Vorhaben wurde zum Anlass genommen, die IT-Infrastruktur zu zentralisieren und VDI einzuführen.

Das Projekt-Team startete im Mai 2013 voller Elan. Das Vorhaben sollte einen effizienteren IT-Betrieb gewährleisten und die IT-Mitarbeiter sollten von lästigen Aufgaben im Tagesgeschäft befreit werden. Die kalkulierten Einsparungen wurden mit 7% an den gesamten IT-Betriebskosten kalkuliert. Kurz nach Projektstart hatten zwei Personen das Unternehmen verlassen. Plötzlich fehlte dringend benötigte Fach-Expertise. Ebenfalls mussten die Aufgaben im Tagesgeschäft durch die anderen Kollegen aufgefangen werden. Die Projektleitung war damit konfrontiert, das Projekt nicht in der kalkulierten Zeit abschließen zu können. Geplante Updates der Kundenumgebungen drohten zu scheitern, was vertragliche Konsequenzen mit sich geführt hätte.

Die Geschäftsleitung entschloss sich dazu, eine externe Person mit dem Projektmanagement zu beauftragen, um die verlorene Zeit wieder aufzuholen.

Es musste eine Person gefunden werden, die Erfahrung mit Migrations- und Zentralisierungsprojekten hat. Neben den fachlichen Kenntnissen war entscheidend, dass die Person abteilungsübergreifend kommunizieren und motivieren kann. Es gab viele neue Routinen in der täglichen Arbeit, die sich für die Mitarbeiter verändern würden.

Durch ein breites Netzwerk von Spezialisten und dem guten Gespür für den richtigen Charakter waren wir in der Lage, binnen einer Woche zwei passende Kandidaten zu präsentieren.

Die Analyse des Interim-Managers ergab, dass man den Kreis der als zu groß befundenen Aufgabe durch gezieltes Erstellen von Einzelaufgaben und abhakbaren Kleinsterfolgen durchbrechen konnte. Durch die Einführung dieser Strategie war der Projektmanager in der Lage, die Motivation auf allen Ebenen zurückzugewinnen und das Projekt zu beschleunigen. In diesem speziellen Fall konnte der Mandant durch Hinzunahme eines einzigen externen Experten das Projekt zurück auf die Erfolgsspur bringen.

Das Vorhaben wurde erfolgreich zum Juni 2015 abgeschlossen. Durch die Zentralisierung konnte das Unternehmen Einsparungen im IT-Betrieb von 7% erzielen. Alle Kunden wurden fristgerecht auf die neue Plattform umgestellt.